Autor
Kategorie:
Nezařazené

Výběr nového informačního systému

Rozhodnout se pro nový informační systém není snadné. Je to tím, že celý proces výběru, implementace a následného provozu má spoustu proměnných veličin a výsledek je závislý na každé z nich. Na základě dlouholetých zkušeností jsme vypracovali takový postup implementace, který snižuje rizika a nejistoty všech zúčastněných. Díky němu se můžete vyvarovat chyb, které udělali jiní před vámi.

Existují představy o dobrých a špatných programech. Pro uživatele je důležité, jak mu informační systém pomáhá v jeho konkrétním podnikání. Kolik ušetří času, jak dokáže prezentovat nasbírané informace, které jsou potom podkladem pro rozhodování.
Ujasněte si své potřeby a požadavky – to je první krok k úspěšnému výběru. Definujte přesně, co vám na současném stavu vadí, co postrádáte, jaké změny si slibujete od zavedení nového informačního systému.

Nechte si software předvést, ptejte se

Informační systém si můžete nechat předvést v sídle vaší společnosti, můžete zajet za dodavatelem, navštívit výstavu či uživatele, který ho již provozuje. S demoverzemi je problém, protože komplexní systémy obsahují větší množství funkcí, lze je parametrizovat, a proto se na první pohled netváří jednoduše. Jednoduchými se mají stát až po nastavení šablon a číselníků podle vašich potřeb – a samozřejmě po proškolení obsluhy.

Ptejte se po referencích

Zcela jistě existují uživatelé, kteří mají stejnou velikost (počet počítačů, dokladů) či stejný obor podnikání – zemědělskou specializaci – jako vaše společnost. Nebo mají informační systém založený na technologickém řešení, o kterém uvažujete (např. terminálové připojení). Nebojte se dodavatelů zeptat, rádi vám poskytnou reference na uživatele, kteří mají podobné požadavky jako vy.

Zjistěte cenu

K určení správné ceny je potřeba specifikovat výčet funkcí a šíři nasazení (kolik stanic a kolik účetních jednotek bude evidováno, jaké moduly). Odhad ceny nemůže být přesnější než přesnost této specifikace.
Pozor na nákupní cenu, která zpravidla nezahrnuje spoustu dalších nezbytných nákladů. Nechte si od dodavatele spočítat cenu například za pět let provozu – včetně aktualizací, konzultací, implementačních nákladů, cestovného atd. Ať vám dodá ceník dalších služeb a odhad toho, kolik jich budete potřebovat.

Zvažte případné organizační změny a změny metodik

Z „historických“ důvodů přetrvávají v některých společnostech různé organizační „nelogičnosti“. Je nevhodné takové nelogičnosti podporovat informačním systémem. Často se pak organizační zmatky svádějí „na program“. Pokud cítíte, že je vaše organizace zralá na změny, udělejte je a informačním systémem podpořte nový stav.

Stanovte harmonogram implementačních kroků

Ne vždy je potřeba implementovat všechny moduly najednou. Při stanovení termínů pro jednotlivé agendy lze implementaci celého systému rozdělit na etapy a celý proces je pak plynulejší.
Je důležité si uvědomit, že v tomto harmonogramu jsou termínované úkoly pro vaše zaměstnance, dodavatele SW a zpravidla i dodavatele HW. Jestliže se zpozdila dodávka počítačové sítě, vaše účetní nedodala data k převodu nebo si na školení chodí zaměstnanci odpočinout, vzniknou problémy, za které dodavatel SW nemůže.
Je vhodné definovat termíny nasazení prostřednictvím výstupů ze SW. Například: „výplaty od začátku roku“, „výsledovku v prvním kvartálu“, „účetní výkazy v červnu“.

Ing. Jiří Dušek
IS WinFAS

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *